Du besoin à la prise en main

Les conditions diffèrent selon l’abonnement. Avant de déposer des documents, je vérifie avec vos responsables les paramètres, l’utilisation des données, leur conservation, les lieux de traitement et les accès. Une absence d’utilisation pour l’entraînement ne signifie pas absence de conservation.

Avant l’utilisation : vérifier l’abonnement exact, les paramètres, la durée de conservation, les lieux de traitement, les sous-traitants et les accès. Prévoir des comptes nominatifs, une authentification renforcée lorsque disponible et les permissions nécessaires à chaque rôle. Une séance de formation pour cinq personnes n’inclut pas cinq licences.

Un fichier ou une page Web peut contenir des instructions trompeuses destinées à détourner l’assistant. Les consignes seules ne suffisent pas : limiter les accès, contrôler les outils et faire approuver les actions sensibles. Toute connexion à une application tierce exige aussi d’examiner ses propres conditions.

Cosmologix et le client précisent leurs responsabilités respectives, les accès temporaires, le canal de transmission et le traitement des documents à la fin du mandat. Les obligations de chacun ne disparaissent pas du fait de l’utilisation d’un fournisseur d’IA.

Sources officielles consultées le 4 octobre 2026 : OpenAI — données professionnelles · Anthropic — utilisation des données · Autorités canadiennes — principes pour l’IA générative

La Loi 25 a modernisé les règles québécoises de protection des renseignements personnels. Les municipalités relèvent de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ; les entreprises sont soumises au régime du secteur privé, selon son champ d’application.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est notamment requise pour les projets d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels. Une EFVP est aussi requise avant leur communication hors Québec, dans les situations prévues par la loi. Son application au projet, les risques et les mesures à retenir doivent être examinés avec les responsables compétents.

Cosmologix peut documenter les usages, les sources et les flux prévus pour soutenir cette démarche. Une EFVP complète, un audit de sécurité ou un avis juridique ne sont pas compris dans les prestations de configuration.

Une demande d’accès aux documents municipaux, d’accès à des renseignements personnels ou de rectification suit le processus applicable auprès du responsable désigné. L’assistant peut aider à inventorier les pièces, préparer un suivi et proposer un brouillon de réponse ou de caviardage.

Le responsable vérifie les délais, les restrictions, les droits des tiers et les motifs de la décision. Le caractère « interne » d’un document ou sa préparation avec l’IA ne suffit pas, à lui seul, à trancher son accessibilité. Aucun document n’est communiqué et aucun renseignement n’est rectifié automatiquement.

Dans le périmètre convenu : une liste des sources autorisées, des consignes d’utilisation, des étapes de validation et des essais documentés. Les contrôles techniques disponibles dépendent de votre environnement et sont à valider avec vos TI.

Les consignes données à une IA ne remplacent pas les permissions techniques. L’abonnement à un outil, sa configuration ou la relecture humaine ne garantit pas, à lui seul, la conformité à la Loi 25 ou aux autres obligations applicables. Cosmologix ne présente aucune certification de conformité ni garantie de sécurité absolue.